Ochrona Sygnalistów w Urzędzie Gminy Lubaczów – Oficjalny serwis Gminy Lubaczów

Szanowni Państwo

W oparciu o Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928), w Urzędzie Gminy Lubaczów wdrożono Procedurę przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa i ochrony sygnalistów

Urząd Gminy Lubaczów zobowiązuje się do zapewnienia pełnej poufności zgłaszającemu.

Jak dokonać zgłoszenia wewnętrznego?

Zgłoszenia przyjmujemy:

–Za pomocą poczty elektronicznej – wysyłając zgłoszenie na adres: sygnalista@gminalubaczow.pl,
–Pisemnie – na adres korespondencyjny Urzędu Gminy Lubaczów ul. Jasna 1, 37-600 Lubaczów z dopiskiem „Poufne-Zgłoszenie nieprawidłowości”

Ważne: Przesyłki adresowane do Urzędu Gminy Lubaczów z dopiskiem „Poufne-Zgłoszenie nieprawidłowości” nie podlegają otwarciu w sekretariacie, a po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

–Telefonicznie: w dni robocze w godzinach 7:00 – 15:00 pod dedykowanym numerem: 16 632 16 84 wew. 12,
–Osobiście: na wniosek sygnalisty złożony za pośrednictwem wymienionych powyżej kanałów. Spotkanie zorganizowane będzie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

Rekomendujemy dokonywanie zgłoszeń z wykorzystaniem formularza który stanowi załącznik 1 do procedury.

Kto może zgłosić naruszenia prawa?

-pracownik, były pracownik, kandydat do pracy,
-osoba świadcząca prace np. na podstawie umów cywilnoprawnych,
-wolontariusz, praktykant lub stażysta,
-przedsiębiorca i członkowie organów osób prawnych, bądź przedstawiciele tych osób np. członek zarządu spółki, wspólnik, prokurent,
-osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy,
-funkcjonariusz lub żołnierz.

Kto przyjmie moje zgłoszenie?

Zgłoszenie przyjmie upoważniony pracownik Urzędu, który przeprowadzi wstępną weryfikację formalną i merytoryczną zgłoszenia, a następnie zarejestruje je w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

Wstępna weryfikacja polega na zbadaniu czy zgłoszenie wewnętrzne spełnia wymogi określone w ustawie o ochronie sygnalistów.

W przypadku zgłoszeń dotyczących upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń pracownika Urzędu, zgłoszenia dokonuje się bezpośrednio do Wójta Gminy Lubaczów z dopiskiem „Poufne-Zgłoszenie nieprawidłowości”

Jakie naruszenia można zgłosić?

Zgłosić można informacje dotyczące czynności lub zaniechania, które są niezgodne z prawem lub mają na celu obejście prawa w obszarach wyszczególnionych w ustawie dotyczące:

korupcji,
zamówień publicznych,
usług, produktów i rynków finansowych,
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
bezpieczeństwa transportu,
ochrony środowiska,
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
bezpieczeństwa żywności i pasz,
zdrowia i dobrostanu zwierząt,
zdrowia publicznego,
ochrony konsumentów,
ochrony prywatności i danych osobowych,
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Co powinno zawierać zgłoszenie?

-Dane osobowe sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji, tj. imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, dane kontaktowe,

Ważne: zgłoszenie anonimowe nie podlega rozpoznaniu w oparciu o przepisy Procedury zgłoszeń wewnętrznych,

– kontekst związany z pracą, w szczególności stosunek pracy lub innego rodzaju stosunek cywilnoprawny, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa,
– datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego,
– dane osobowe osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji, w tym imię i nazwisko, stanowisko, komórkę organizacyjną, w której zatrudniona jest wskazana osoba,
– opis naruszenia prawa oraz określenie czasu, miejsca i okoliczności zdarzenia,
– wskazanie, czy informacja o naruszeniu prawa była wcześniej zgłaszana, a jeśli tak to komu i jak zostało zakończone to zawiadomienie,
– informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości,
– podpis sygnalisty, za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych dokonanych ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania.

Jakie podejmowane będą dalsze kroki?

Po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji formalnej i merytorycznej upoważniony pracownik Urzędu w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia potwierdzi sygnaliście przyjęcie zgłoszenia.

Ważne: sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia jedynie w przypadku, w którym poda adres do kontaktu umożliwiający przekazanie takiego potwierdzenia.

Jeżeli zajdzie konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym zgłoszeniem, upoważniony pracownik Urzędu będzie się z Tobą kontaktował.

Po potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia upoważniony pracownik Urzędu zaczyna rozpatrywać zgłoszenie. Dokonuje oceny prawdziwości informacji, rozpoczyna postępowanie wyjaśniające oraz przekazuje sygnaliście informację zwrotną. Informacja zwrotna przekazywana jest nie później niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

Ważne: warunkiem przekazania informacji zwrotnej jest podanie przez sygnalistę adresu do kontaktu.

Informacja zwrotna zawiera:

informację o planowanych lub podjętych działaniach następczych,
informację o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowanie w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

Jakie uprawnienia ma upoważniony pracownik Urzędu w ramach postępowania wyjaśniającego?

Pracownik może w szczególności:

– dokonać analizy przepisów prawa i obowiązujących regulacji prawnych,
– zwrócić się do pracowników, pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, o przekazanie dokumentów, materiałów lub informacji niezbędnych do przeprowadzenia działań następczych,
– zwrócić się do właściwej komórki kadrowej o przekazanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia działań następczych,
– wysłuchać osób mogących mieć wiedzę o zgłoszonej informacji o naruszeniu prawa,
– gromadzić dokumenty niezbędne do oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.

Jaką gwarantujemy ochronę, jeżeli dokonasz zgłoszenia?

Jeżeli dokonasz zgłoszenia za pomocą wyżej wymienionych do tego kanałów oraz masz uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i są objęte obszarami wskazanymi w ustawie o ochronie sygnalistów wówczas podlegasz ochronie i nie możesz być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania takiego zgłoszenia.

W Urzędzie Gminy Lubaczów wprowadzono zakaz podejmowania działań odwetowych wobec:

-osoby dokonującej zgłoszenia – sygnalisty,
-osoby pomagającej sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia,
-osoby trzeciej, powiązanej z sygnalistą.

W Urzędzie Gminy Lubaczów nieodpuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie sygnalisty oraz stosowanie działań odwetowych zakresie:

-rozwiązania stosunku pracy,
-zmiany warunków pracy lub płacy,
-zmiany praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy,
-odpowiedzialności pracowniczej,
-ocen pracowniczych oraz systemu awansowania,
-systemu wynagradzania oraz świadczeń dodatkowych,
-kształcenia zawodowego.

Akty prawne i załączniki:

Zgłoszenia zewnętrzne:

Zgodnie z ustawą za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych i podjęcie działań w celu ich weryfikacji odpowiedzialny jest Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne

Jakie informacje powinny być przekazane w zgłoszeniu zewnętrznym?

Sygnalista powinien przekazać w zgłoszeniu zewnętrznym wszystkie istotne informacje o naruszeniu prawa, w tym:

-Opis naruszenia i jego charakter,
-Dane osób, których dotyczy zgłoszenie (zaangażowanych w naruszenie),
-Dowody na poparcie zgłoszenia (np. dokumenty, e-maile, zdjęcia, świadkowie).

Przekazanie pełnych i precyzyjnych informacji pozwala na szybsze i bardziej efektywne podjęcie działań przez instytucje publiczne.

Skutki zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego

Zgłoszenie do podmiotu publicznego, skutkuje podjęciem działań następczych przez odpowiednie instytucje. W przypadku, gdy zgłoszenie jest zasadne, instytucje te mają obowiązek podjąć kroki mające na celu wyjaśnienie sprawy i zapewnienie ochrony prawnej sygnaliście. Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia, co zapewnia przejrzystość i efektywność całego procesu. W uzasadnionych przypadkach instytucja publiczna może przedłużyć ten termin, jednak nie powinien on przekraczać 6 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna jest kluczowa dla utrzymania transparentności i zaufania do systemu zgłaszania naruszeń. Sygnalista powinien być informowany o statusie zgłoszenia oraz o podjętych działaniach, co pozwala na monitorowanie postępów i daje pewność, że zgłoszenie zostało odpowiednio rozpatrzone. Organ odstępuje od przekazywania informacji sygnaliście jedynie w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu czy dokonał zgłoszenia anonimowo.

Procedura zgłoszeń zewnętrznych w praktyce

Do przyjmowania i skutecznego zarządzania zgłoszeniami Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organy publiczne odpowiedzialni są za określenie procedur i wdrożenie odpowiednich kanałów zewnętrznych!

Termin ich uruchomienia ustalono w ustawie na 25 grudnia 2024 r.

Więcej informacji uzyskacie Państwo na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich Sygnaliści | Rzecznik Praw Obywatelskich oraz na stronach internetowych pozostałych organów publicznych.